Beoordelingsprocedure
Bij de behandeling van
aanvragen van subsidie zijn verschillende partijen betrokken (zoals
aanvrager, referent, bestuurscommissie en bestuur), er zijn drie
fasen (vooraanmelding, aanvraag van subsidie en
honorering/afwijzing) en beoordeling vindt plaats aan de hand van
tevoren opgestelde relevantie- en kwaliteitscriteria, die u kunt
lezen onder 'Beoordelingscriteria'.
·
De beoordeling van aanvragen van subsidie verloopt in drie fasen:
1.
Beoordeling van een vooraanmelding
>
2.
Beoordeling van de aanvraag van subsidie
>
3.
Prioritering en honorering
>
1. Beoordeling van een vooraanmelding
Het Fonds nodigt gericht uit of doet een meer algemene oproep tot
het indienen van een eerste uitwerking van een beoogd project. Ook
kan men op eigen initiatief met een vooraanmelding komen.
Geïnteresseerden leggen hun voorstel voor, zowel in digitale als in
schriftelijke vorm (in vijfvoud). Vervolgens beoordeelt een
bestuurscommissie de binnengekomen vooraanmelding(en) zonder
tussenkomst van referenten. Het accent van deze beoordeling ligt op
inhoudelijke relevantie voor het programma. Er wordt globaal gekeken
naar kwaliteit en er wordt gelet op mogelijkheden tot verspreiding
en implementatie van projectresultaten.
Een vooraanmelding biedt de mogelijkheid om vanuit het Fonds
suggesties te geven voor de verdere uitwerking van de aanvraag van
subsidie. De beoordeling van de vooraanmelding resulteert in een
positief of negatief advies om de vooraanmelding verder uit te
werken.
NAAR BOVEN
Kwalificaties onderzoekers
Vooraanmeldingen die zijn binnengekomen na een algemene oproep
moeten ook beoordeeld worden op kwalificaties van de onderzoekers.
De onderzoekers dienen verbonden te zijn aan, of te werken onder
supervisie van, een universitaire of buitenuniversitaire
onderzoeksinstelling. Zijzelf dan wel hun supervisoren moeten
aantoonbaar gekwalificeerd zijn op dit of aangrenzend terrein,
blijkend uit relevante nationale en internationale publicaties.
NAAR BOVEN
2. Beoordeling van een aanvraag van
subsidie
Anders dan bij de vooraanmelding resulteert beoordeling van een
aanvraag van subsidie in een formeel besluit: honorering of
afwijzing.
Aanvragen van subsidie worden apart beoordeeld op kwaliteit en
relevantie. De beoordeling wordt vastgelegd in een schaal. Bij
kwaliteit kan die schaal de waarden ‘onvoldoende’, ‘matig’,
‘voldoende’, ‘goed’, of ‘excellent’ omvatten. De relevantie kan
worden aangeduid met ‘onvoldoende relevant’, ‘laag relevant’,
‘relevant’ of ‘zeer relevant’.
NAAR BOVEN
De bestuurscommissie beoordeelt de inhoudelijke relevantie van de
aanvraag voor het programma wat betreft doelstellingen,
uitgangspunten en prioriteiten die het Fonds heeft vastgesteld.
Toetsing van de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie gebeurt in
eerste instantie door twee of meer externe deskundigen aan wie het
voorstel wordt voorgelegd. De bestuurscommissie kan op basis daarvan
een prioritering aanbrengen, maar kan ook een eigen afweging maken
en die betrekken bij de opstelling van het advies aan het bestuur.
Te allen tijde blijft de commissie verantwoordelijk voor de
beoordeling van zowel relevantie als kwaliteit.
NAAR BOVEN
Standaardprocedure is dat toetsing van kwaliteit en relevantie
gescheiden plaatsvindt.
Referenten
Het kwaliteitsoordeel over een aanvraag van subsidie is gebaseerd op
tenminste twee schriftelijke oordelen van externe deskundigen
(referenten) en op de schriftelijke reactie van de aanvrager op
deze, geanonimiseerde, oordelen. Referenten zijn geen
belanghebbenden bij het door hen te beoordelen projectvoorstel. Zij
brengen hun oordeel uit op een daarvoor bestemd
beoordelingsformulier. Referenten motiveren hun oordeel en volstaan
niet met het aankruisen van hokjes.
NAAR BOVEN
De bestuurscommissie kan van het oordeel van de referenten afwijken.
Dit ten eerste op grond van haar eigen lezing van haar programma,
maar ten tweede ook op grond van de reactie van de indiener. Zij kan
argumenten van een referent anders wegen en daardoor tot een
afwijkend oordeel komen, of bij verschillen tussen referenten het
oordeel van een van hen zwaarder laten meewegen.
Beoordeling van aanvragen
Een belangrijke afwijking van de referentenoordelen wordt
gemotiveerd aan de aanvrager meegedeeld. Incidenteel betrekt de
bestuurscommissie nieuwe, niet door de referenten genoemde
inhoudelijke argumenten in haar oordeel over de kwaliteit. In dat
geval wordt eerst de aanvrager gelegenheid gegeven te reageren op de
nieuwe argumenten alvorens een definitief oordeel wordt gegeven.
Indien aanvragers hun voorstel bij meer financiers hebben ingediend
kunnen de referentenoordelen onderling worden uitgewisseld. Dit
bevordert een doelmatige werkwijze en maakt afstemming van de
besluitvorming mogelijk.
NAAR BOVEN
3. Prioritering en honorering
Wanneer meerdere voorstellen zijn ingediend vindt prioritering
plaats op grond van een combinatie van de oordelen over relevantie
en kwaliteit. Deze worden in een matrix gezet, zodat direct
duidelijk is welk voorstel op nummer 1 komt (het voorstel dat zowel
excellent van kwaliteit is als zeer relevant).
Aanvragen zijn in principe honoreerbaar als relevantie en kwaliteit
tenminste voldoende zijn. Bij onvoldoende relevantie dan wel
onvoldoende kwaliteit is een aanvraag nooit honoreerbaar. Bij hoge
relevantie en matige kwaliteit kan het Fonds besluiten een aanvraag
van subsidie aan te houden. De aanvrager ontvangt in zo’n geval
gerichte aanwijzingen om de kwaliteit te verbeteren. Na bijstelling
wordt de aanvraag opnieuw beoordeeld door dezelfde referenten.
Afhankelijk van het oordeel volgt subsidietoekenning of afwijzing.
NAAR BOVEN
Als twee aanvragen over hetzelfde thema gelijk scoren, volgt
doorgaans een keuze voor één aanvraag. Wel kan met de indieners de
mogelijkheid worden nagegaan om er een samenwerkingsproject van te
maken.
Besluit
De bestuurscommissie draagt aanvragen van subsidie voor honorering,
afwijzing of aanhouding voor aan het bestuur van het Fonds. Op basis
hiervan en eventueel andere overwegingen neemt het bestuur een
besluit. Dit wordt, samen met alle relevante informatie die aan het
besluit ten grondslag ligt, meegedeeld aan de aanvrager.
NAAR BOVEN
Een bestuursbesluit van het Fonds bevat in het algemeen de volgende
informatie:
• Het eindoordeel van de bestuurscommissie over relevantie en
kwaliteit. Dit oordeel is het resultaat van een gemotiveerde
afweging van de referentenoordelen en de reactie van de aanvrager.
• Een verwijzing naar inhoudelijke aspecten van de beoordeling van
relevantie en/of kwaliteit.
NAAR BOVEN
• Een motivatie bij een belangrijke afwijking van het
referentenoordeel.
• De positie van de aanvraag op de prioriteitenlijst en, voorzover
van toepassing, feitelijke informatie over aantal in behandeling
genomen aanvragen, beschikbaar budget, aantal honoreringen,
afwijzingen en aangehouden voorstellen.
|
